Assistant de Direction F/H

CDD, CDI, Stage
Publié il y a 4 mois

L’assistant/assistante de direction accompagne un dirigeant d’entreprise, un chef de service ou un cadre décisionnaire afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à le seconder.

  • Organisation
  • Support de communication
  • Logistique des événements
  • Reporting
  • Gestion d’agenda

Organisation de l’agenda du dirigeant et accueil

  • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).
  • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
  • Accueillir physiquement les rendez-vous.
  • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).
  • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
  • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.


Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant

  • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles.
  • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus.
  • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).
  • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire.
  • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
  • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).
  • Gérer les notes de frais.
  • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
  • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…).


Communication

  • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…).
  • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

ACTIVITÉS ÉVENTUELLES

  • Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations.
  • Réaliser un suivi administratif du personnel.
  • Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables.
  • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…).
  • Suivre les procédures d’appels d’offres.

Compétences techniques

  • Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
  • Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
  • Connaissances en gestion administrative
  • Connaissance des normes rédactionnelles
  • Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie)
  • Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
  • Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
  • Maîtrise de l’organisation d’événements
  • Connaissances en droit du travail et législation sociale
  • Connaissances en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire
  • Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
  • Connaissance d’un ERP (type SAP)
  • Bon niveau d’anglais, ainsi que d’autres langues (selon l’activité et les implantations de l’entreprise)


Aptitudes professionnelles

  • Dynamisme
  • Esprit d’initiative
  • Discrétion
  • Organisation et rigueur
  • Polyvalence
  • Réactivité et autonomie
  • Esprit de synthèse et d’analyse
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d’équipe
  • Capacités rédactionnelles
  • Sens de l’écoute et de la communication
  • Disponibilité
  • Capacité à travailler dans des délais contraints
  • Capacités à gérer les situations de crise
  • Capacité à prioriser
  • Capacité d’adaptation
  • Travail en mode projet

 

Caractéristiques de l'emploi

Catégorie emploi

Direction

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